La primera duda que aparece cuando un despacho se plantea usar inteligencia artificial no es técnica. Es otra: ¿qué pasa con los datos de mis clientes? Y es la duda correcta. Un despacho maneja información especialmente delicada, y el deber de secreto no desaparece porque una herramienta sea nueva.
La buena noticia es que se puede usar IA con datos de clientes de forma responsable. Para eso, antes de contratar nada, conviene tener respuesta a estas cinco preguntas.
1. ¿Dónde se guardan y se procesan los datos?
No es lo mismo que la información se quede en servidores dentro de la Unión Europea que en otro país. Pregunta dónde se almacena todo, dónde se procesa cuando la IA trabaja con ello y si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.
La opción más prudente es que los datos estén en la Unión Europea o, mejor aún, en un servidor a nombre del propio despacho.
2. ¿Se usan mis datos para entrenar el modelo?
Algunas herramientas gratuitas o de consumo pueden usar lo que escribes para mejorar sus sistemas. En un despacho eso no es aceptable. Asegúrate de que, por contrato, los datos de tus clientes no se usan para entrenar ningún modelo y de que se procesan solo para lo que tú has pedido.
3. ¿Hay un contrato de encargo de tratamiento?
Si un proveedor accede a datos personales por cuenta del despacho, el RGPD exige un contrato de encargo de tratamiento. Ese contrato debe decir qué datos trata, para qué, con qué medidas de seguridad, qué pasa al terminar la relación y si interviene alguien más. Si un proveedor no lo ofrece, es una señal clara.
4. ¿Quién puede ver qué?
Dentro del despacho también hay que ordenar los accesos. No todo el equipo necesita ver todos los expedientes. Pregunta si la herramienta permite perfiles por persona, si queda registro de quién accede a qué y si puedes dar de baja a alguien al momento cuando deja el despacho.
5. ¿Quién decide al final?
La inteligencia artificial puede leer, ordenar, redactar borradores y avisar. Pero un escrito no debería salir del despacho, ni un cliente recibir una respuesta sobre el fondo de su asunto, sin que lo revise una persona. Además de ser una buena práctica, la normativa europea de inteligencia artificial va en esa dirección: transparencia con quien habla con una IA y supervisión humana en las decisiones que importan.
Pregunta en qué momentos el sistema se detiene y espera la validación de alguien del despacho. Si la respuesta es «en ninguno», es mejor buscar otra cosa.
Lo que hacemos en JuriCore
Nuestros sistemas se instalan en un servidor a nombre del despacho o en infraestructura de la Unión Europea, con acceso solo para su equipo, y se detienen en los momentos clave hasta que una persona da el visto bueno. Firmamos el encargo de tratamiento antes de acceder a nada. Puedes leer cómo lo hacemos en nuestra forma de trabajar.
Este artículo es orientativo y no sustituye el análisis de cada caso. La adecuación concreta de un tratamiento al RGPD debe valorarla el responsable del tratamiento con su asesoramiento jurídico.
