En casi todos los despachos hay una persona que «lleva los plazos». Recibe las notificaciones, las lee, calcula el vencimiento y lo apunta en la agenda. Mientras esa persona está, todo funciona. El problema aparece cuando se va de vacaciones, cae enferma o, simplemente, un día con cuarenta notificaciones se le pasa una.
Un plazo vencido es de los peores errores que puede cometer un despacho, y casi nunca se debe a falta de conocimiento. Se debe a un sistema que depende de la memoria y la atención de una sola persona. Estas son las claves para cambiarlo.
Una sola entrada
Las notificaciones llegan por varios caminos: LexNET, el correo del procurador, a veces en papel. Si cada una entra por un sitio distinto, es fácil que alguna se quede sin procesar. Lo primero es que todas acaben en un único lugar, donde se registren y se asignen a su expediente.
Calcular con reglas, no de cabeza
El cómputo de un plazo tiene sus reglas: días hábiles, festivos nacionales, autonómicos y locales, y agosto y los días del 24 de diciembre al 6 de enero, que son inhábiles para la mayoría de las actuaciones judiciales. Calcularlo de cabeza, con prisa y con muchas notificaciones encima, es donde aparecen los errores.
Lo más seguro es que el cálculo siga siempre el mismo procedimiento, con el calendario de festivos que corresponda, y que el resultado quede escrito en el expediente junto a la notificación de la que sale.
Doble revisión en lo importante
Para los plazos que más importan, como una contestación, un recurso o una oposición, conviene que el vencimiento lo confirme una segunda persona, o al menos el abogado responsable del asunto. Es un minuto que ahorra disgustos.
Avisos con margen
Un aviso el mismo día del vencimiento no sirve de mucho. Lo útil es que el sistema avise con antelación suficiente para trabajar el escrito: por ejemplo, unos días antes, y otra vez más cerca de la fecha. Y que el aviso llegue a quien lleva el asunto, no a una agenda general que nadie mira.
Separar lo urgente de lo que no lo es
No todas las notificaciones exigen hacer algo. Muchas son traslados, diligencias de ordenación o señalamientos que solo hay que conocer. Si todas se tratan igual, las importantes se pierden entre el ruido. Clasificarlas al entrar, y destacar solo las que abren un plazo, ayuda a que el abogado se concentre en lo que de verdad requiere su atención.
Dónde ayuda la inteligencia artificial
La lectura de notificaciones es un trabajo repetitivo y muy sensible a la fatiga: justo el tipo de tarea en la que la IA aporta más. Un sistema bien montado puede leer cada notificación al entrar, identificar el expediente, proponer el vencimiento y apuntarlo en la agenda, avisando solo de lo urgente.
Lo que no debe hacer es decidir solo. El vencimiento que propone lo revisa una persona del despacho, que es quien tiene la última palabra. Tienes el detalle en la página de control de plazos y notificaciones.
Este artículo es orientativo. El cómputo de cada plazo debe comprobarlo el abogado responsable conforme a la norma procesal aplicable.
