Pocas cosas paran tanto un asunto como la documentación que no llega. El cliente se compromete a mandarla, pasa una semana, alguien del despacho le escribe, le manda la mitad, falta una nómina, otro correo, otra semana. Mientras tanto, el expediente no avanza y el abogado no puede trabajar.
No es mala voluntad del cliente. Normalmente no sabe exactamente qué tiene que mandar, no entiende para qué sirve o le cuesta conseguirlo. Estas son las prácticas que mejor funcionan para que la documentación llegue completa y a la primera.
Una lista concreta, no «lo que tengas»
«Mándame todo lo que tengas de las deudas» es una petición imposible de cumplir. Funciona mucho mejor una lista cerrada, por tipo de asunto, con cada documento explicado en lenguaje normal: qué es, dónde se consigue y, si hace falta, un ejemplo.
Si la lista sale de un modelo del despacho, además, nadie se olvida de pedir nada y todos los clientes reciben lo mismo.
Un solo canal
Que unos documentos lleguen por correo, otros por WhatsApp y otros en mano complica todo. Lo ideal es un canal principal, el que al cliente le resulte más cómodo, y que todo lo que entre por ahí acabe en el mismo sitio: el expediente.
Revisar lo que llega en el momento
Muchas veces el problema no es que falte un documento, sino que el que llega no sirve: una foto borrosa, un extracto de otra cuenta, una nómina de otro mes. Si eso se descubre una semana después, se ha perdido una semana. Revisar cada documento al recibirlo, y avisar al cliente en el momento si algo no vale, acorta mucho los plazos.
Recordatorios con fecha
Un único «cuando puedas, mándalo» rara vez funciona. Lo que funciona es una fecha concreta y uno o dos recordatorios amables antes de esa fecha, por el mismo canal. Sin tono de reproche: el objetivo es ayudar al cliente a no olvidarse.
Que el abogado no lo vea hasta que esté completo
Para el abogado, abrir un expediente a medias es perder tiempo dos veces. Lo más eficiente es que alguien, o algo, se encargue de pedir, revisar y completar la documentación, y que el abogado entre cuando ya está todo.
Dónde encaja la inteligencia artificial
Todo lo anterior se puede hacer a mano, pero consume horas del equipo cada semana. Un agente de IA puede encargarse de esa parte: habla con el cliente por el canal que use, le dice qué necesita y para qué, comprueba que lo que llega es lo que se pidió, lo archiva en su expediente y le recuerda lo que falta. Cuando está completo, avisa al despacho.
Las dudas jurídicas que el cliente plantee por el camino no las resuelve el agente: las pasa al abogado. Puedes ver cómo funciona en la página de gestión documental.
