En un despacho de Segunda Oportunidad, cobrar a plazos no es una opción: es casi la única forma de trabajar. Quien llega con deudas que no puede pagar difícilmente puede adelantar los honorarios de golpe, así que lo normal es repartirlos en diez, doce o veinte cuotas.
El problema no suele ser que el cliente no quiera pagar. Es que se le olvida, que ese mes ha ido justo o que nadie le ha recordado la fecha. Y del lado del despacho, que llevar el control de decenas de calendarios en una hoja de cálculo acaba siendo el trabajo de alguien, cada semana.
Todo empieza en la hoja de encargo
Un recordatorio solo funciona si lo que recuerda está claro desde el principio. La hoja de encargo debería recoger el importe total, el número de cuotas, cuánto es cada una y en qué fecha vence. Si el cliente firma eso, ya sabe a qué se ha comprometido, y el recordatorio no le pilla por sorpresa.
Conviene que el plan de pagos salga de un modelo por tipo de procedimiento, y no que se escriba a mano cada vez. Así todas las hojas son iguales, nadie se equivoca en una fecha y el calendario se puede generar solo en el momento de la firma.
Una cadena de recordatorios, no un mensaje
Un único aviso el día del vencimiento se queda corto. Lo que mejor funciona es una cadena corta y previsible:
- El día del vencimiento, un mensaje amable: «Hoy vence tu cuota. Si ya la has pagado, ignora este mensaje».
- A los tres días, un segundo recordatorio, igual de cordial.
- A la semana, un tercero, algo más directo.
- A las dos semanas, ya no se escribe al cliente: se avisa al abogado para que decida.
Los tiempos los marca cada despacho. Lo importante es que estén definidos y que se cumplan solos, sin depender de que alguien se acuerde.
El tono importa más que el canal
WhatsApp es el canal que más se lee, y precisamente por eso hay que cuidarlo. Un recordatorio que suena a reclamación deteriora la relación con alguien que ya está pasando un momento difícil, y que es tu cliente durante meses.
Tres reglas sencillas:
- Cercano y discreto. Sin mayúsculas, sin amenazas y sin hablar de consecuencias en el primer mensaje.
- Con la información justa. Qué cuota es, cuánto y cuándo vencía. Nada más.
- Con salida. «Si ya la has pagado, ignora este mensaje» evita que alguien que ha cumplido se sienta acusado.
No avisar a quien ya ha pagado
Es el error que más molesta y el más fácil de evitar. Si el despacho marca los cobros a lo largo de la mañana y los recordatorios salen a una hora fija, la que llamamos hora de corte, nadie recibe un aviso de algo que ya pagó. Basta con que esa hora sea posterior a la revisión de los cobros del día.
Los atrasos los decide una persona
Un sistema puede recordar, ordenar y avisar. Lo que no debe hacer es decidir. Ante un atraso, el abogado es quien valora si espera, si paraliza el expediente o si reclama, porque conoce el caso y a la persona.
Lo útil es que esa decisión llegue preparada: quién debe, cuánto, desde cuándo y qué recordatorios se le han enviado ya. Con eso, decidir lleva un minuto.
Lo que hay que tener en cuenta con WhatsApp
Para enviar recordatorios desde el número del despacho de forma automática hay que usar la API oficial de WhatsApp Business, no el WhatsApp normal del móvil. Los mensajes que inician una conversación se envían con plantillas que Meta revisa y aprueba antes del primer envío, y la cuenta y su coste los contrata el propio despacho.
Y, como con cualquier dato del cliente, conviene informarle en la hoja de encargo de que recibirá los recordatorios por ese canal.
Lo que se gana
Ver de un vistazo lo cobrado, lo vencido y lo pendiente de cada cliente, sin hojas de cálculo, y dejar de dedicar horas a perseguir cuotas. Y, sobre todo, que el cliente reciba un recordatorio a tiempo y en buen tono, en lugar de una llamada incómoda cuando ya se ha acumulado la deuda.
Si quieres ver cómo se monta en un despacho de Segunda Oportunidad, con la hoja de encargo, la firma y los cobros conectados, lo tienes en nuestra página de Segunda Oportunidad.
